¿CUAL ES EL MANEJO QUE SE LE DEBE DAR A LOS EXPEDIENTES JUDICIALES?
a. ARCHIVO Y CONSERVACION:
-Los expedientes judiciales deben reposar en los juzgados en lugares seguros y siguiendo la normatividad establecida para su control y conservación.
-Concluido el proceso, los expedientes se archivarán en el despacho judicial de primera o única instancia, salvo que la ley disponga otra cosa.
b. EXAMEN DE LOS EXPEDIENTES:
Los expedientes sólo podrán ser examinados:
-Por las partes.
-Por los abogados inscritos.
-Por los dependientes de éstos, debidamente autorizados, pero sólo en relación con los asuntos en que intervengan aquéllos.
-Por los auxiliares de la justicia.
-Por los funcionarios públicos en razón de su cargo.
-Por las personas autorizadas por el juez, con fines de docencia o de investigación científica.
- Hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente a una parte o a su apoderado, ni aquella, ni éste, ni su dependiente, podrán examinar la actuación sino después de cumplida la notificación aquélla.
c. RETIRO DE EXPEDIENTES:
Los expedientes sólo podrán ser retirados de la secretaría en los casos que este Código autoriza. Quien retire un expediente dejará recibo en el libro especial que llevará el secretario, en el que hará constar el número de cuadernos, de hojas, el estado en que éstas se encuentren y la dirección de su casa u oficina.
d. RETENCION DEL EXPEDIENTE:
Vencido el término para la devolución de un expediente, el secretario informará inmediatamente al juez.
A partir del vencimiento del término y hasta la devolución del expediente, la parte o el apoderado que lo retenga incurrirá en multa de un salario mínimo mensual por cada día de retención. El juez de oficio o a petición de parte, impondrá la multa y en el mismo auto ordenará la devolución del expediente dentro del término de tres días. Este auto se notificará por estado y se hará saber por telegrama dirigido a la dirección denunciada en el libro correspondiente; contra él no habrá ningún recurso.
Si el requerido entrega el expediente dentro del término señalado y prueba, siquiera sumariamente, causa justificativa para no haberlo devuelto en oportunidad, el juez lo exonerará de la multa. Pasado dicho término, sin que el expediente haya sido devuelto, la multa diaria se duplicará sin necesidad de providencia que lo ordene. Para el cobro de la multa o su conversión en arresto, el juez certificará su monto.
e. PERDIDA DEL EXPEDIENTE EN PODER DE QUIEN LO RETIRO:
Dentro del término del requerimiento establecido, la parte que retiró el expediente podrá alegar su pérdida, y la cuestión se tramitará como incidente. Si en éste se prueba que la pérdida ocurrió por fuerza mayor o caso fortuito, se suspenderá la multa desde el día en que tal hecho ocurrió.
f. EFECTOS DE LA RENUENCIA A DEVOLVER EL EXPEDIENTE:
Vencido el término del requerimiento sin que el expediente haya sido devuelto ni se haya alegado su pérdida, o si no se probó que ésta fue ocasionada por causa de fuerza mayor o caso fortuito, se procederá así:
-Si quien retiene el expediente en primera o única instancia, es el demandante con libre disposición de bienes o su apoderado, se dictará sentencia absolutoria del demandado.
-Si quien retiene el expediente en primera o única instancia, es el demandado con libre disposición de bienes o su apoderado, el juez tendrá como ciertos los hechos de la demanda en que deba fundarse su decisión, en cuanto sean susceptibles de prueba de confesión, y dictará sentencia en favor del demandante.
-Cuando quien retiene el expediente en segunda instancia o en casación, es el recurrente, se declarará desierto, el recurso pero si la retención proviene de la otra parte, se reformará la sentencia en lo desfavorable al recurrente, siempre que los hechos en que deba fundarse sean susceptibles de prueba de confesión.
-En todos estos casos la sentencia se dictará con base en la copia de la demanda, archivada en la secretaría del juzgado de primera instancia, que cuando fuere necesario, se enviará al superior, junto con copia de la sentencia.
-Si quien retiene el expediente es litisconsorte facultativo, se aplicarán a éste las medidas contempladas en el presente artículo; pero cuando sea un litisconsorte necesario, sólo se le impondrán las multas previstas.
-En los casos contemplados en los anteriores numerales, si quien no devolvió el expediente fue un apoderado o representante, se le impondrá la obligación de indemnizar a su mandante o representado los perjuicios que sufra por tal conducta, que se liquidarán en la forma prevista. El término para promover la liquidación se contará entonces desde el día en que aquéllos mandante o representado tuvieron conocimiento de la condena.
-Cuando la retención de un expediente sea obra de un representante judicial de cualquiera entidad de derecho público, sólo habrá lugar a la multa señalada.
a. REMISION DE EXPEDIENTES, OFICIOS Y DESPACHOS.
-La remisión de expedientes dentro del mismo lugar se hará con un empleado del despacho. La remisión a un lugar diferente se hará por correo ordinario.
-La parte a quien corresponda pagar el porte deberá cancelar su valor de ida y regreso en la respectiva oficina postal, dentro de los diez días siguientes al de la llegada a ésta del expediente o de las copias. Cuando los portes sean a cargo de varias partes, basta que una de ellas los cancele.
-Si pasado este término no se han pagado en su totalidad, el jefe de dicha oficina los devolverá al juzgado remitente con oficio explicativo, y el juez declarará desierto el recurso si fuere el caso, por auto que sólo tiene reposición.
-Cuando una parte solicite al secretario el envío a otro lugar por el medio más rápido que ofrezca suficientes garantías, deberá entregarle a aquél la totalidad del valor del porte, dentro de los tres días siguientes al de la ejecutoria del auto que dispuso la remisión, de lo cual se dejará constancia en el expediente.
-Solamente podrá entregarse a la parte interesada que los haya solicitado, despachos y oficios para los siguientes fines: práctica de medidas cautelares, expedición de copias de documentos o de certificados, registro de demanda o de documentos, y traducción y pago de timbre de documentos presentados por la misma parte. La devolución del despacho para la práctica de medidas cautelares, la hará directamente el comisionado.
-Cualquier interesado podrá pedir que se repita el oficio de cancelación de medidas cautelares y que por conducto de la secretaría se haga llegar al destinatario.
h. TRAMITE PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES
En caso de pérdida total o parcial de un expediente, se procederá así:
-El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará bajo juramento, que se entiende prestado por la presentación del escrito, el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él.
-El secretario informará al juez quiénes eran las partes y los apoderados, el estado en que se hallaba el proceso en el momento de su pérdida y las diligencias realizadas para obtener su recuperación.
-Se citará a los apoderados para audiencia, con el objeto de que se compruebe tanto la actuación surtida como el estado en que se hallaba el proceso al tiempo de su pérdida, y para resolver sobre su reconstrucción. El auto de citación se notificará por estado, y además, personalmente o en subsidio, por aviso que se entregará a cualquiera persona que se encuentre en el lugar denunciado por el apoderado para recibir notificaciones personales, y si esto no fuere posible se fijará en la puerta de acceso de dicho lugar.
-El juez podrá decretar, de oficio o a petición de parte, toda clase de pruebas y exigir declaración jurada de los apoderados, de las partes, o de unos y otras.
-Si ninguno de los apoderados ni las parte concurre a la audiencia y se trata de pérdida total del expediente, el juez, cancelará las medidas cautelares, que se hubieren tomado y declarará extinguido el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante de promoverlo de nuevo.
-Si sólo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el proceso con base en su exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en aquélla.
-Del mismo modo se procederá cuando la pérdida parcial del expediente impida continuar el trámite del proceso; de lo contrario, y no siendo posible la reconstrucción, el proceso se adelantará con prescindencia de lo perdido o destruido.
-El auto que resuelva sobre la reconstrucción, es apelable en el efecto suspensivo.
-Reconstruido el proceso, continuará el trámite que le corresponda. -PRUEBAS DE OFICIO. El juez, antes de dictar sentencia en un proceso reconstruido, decretará de oficio las pruebas conducentes para aclarar los hechos obscuros o dudosos y para acreditar los que no sean susceptibles de prueba de confesión.
